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五个细节决定外贸邮件的成败

来源:网易企业邮箱      2019-11-13 17:19:08      点击:
写出一封外贸邮件并不难,写好一封外贸邮件却很难,相信做外贸的朋友,对此都深有体会。因为一篇文章罗纳所有问题,今天就分享下邮件中常见的五个细节。

一封完美的邮件,在细节上肯定是面面俱到的,而“细节”又常常是被大家忽略的,所以接下来谈谈一些零碎但有用的“细节”。




细节一、邮件未成,逻辑先行

首先从“思维逻辑”开始,因为这是你邮件成型的必要条件。


如果在写邮件之前,脑子里没有一个清晰的结构框架,那凭意识流写出来的东西,水平怎么样是可想而知的。一般的邮件,不管是开发信还是其他,都是三段式,最多不超过四段。大家可以回忆一下自己写的邮件,如果超过这个段落数,你就要重新理一理自己的逻辑了。是否过于啰嗦,重点模糊?是否层次不明了,让人没有阅读欲?


你要知道,外国客户通常只会花3-4秒钟扫一封邮件。如果超过这个时间成本,那你的邮件十之八九进垃圾箱。


这不是在唬人,可以具体来看一个案例。




这是我真实收到过的一封企业邮箱开发信,大家觉得如何?首先一眼看上去,感觉就是长。根据我说的3段式要求,这肯定超了。那有没有必要写这么长呢?这里面的信息都是必不可少的吗?显然不是,不然我不会提“3段式”这么明确的标准。就比如“Maybe now you have regular business partner. If so, please leave my message in your email box. Maybe someday it will be useful.”这段。有存在的意义吗?客户如果真想删掉你的邮箱,你这句话能阻止吗?所以结构上多出来这么一段,完全是逻辑上的混乱。另外公司介绍的部分也很多余。如果不是知名企业,比如世界五百强这种等级,客户是没兴趣了解的。当然,这封邮件还有其他问题,考虑到是行文结构方面的分析,就不再多说了。另外,除了框架结构上需要紧凑清晰的逻辑作支撑,还有一点需要注意的是邮件中是否存在漏洞。既避免踩对方的陷阱,也不要自己挖坑自己跳。除了要做到滴水不漏,最重要的还是“严谨”。比如我有个朋友曾经就遇到过这样一个问题:工厂方面的原因,他已经第二次向客户申请延期交货了,然后客户发来一句“We cannot afford any further delay."这句话是什么意思呢?其实存在歧义,既可以理解为:你这次延期我接受,但是下次不可以了;也可以理解为:我过去已经同意你延期了,这次就不行了。这大概率是客户留下的“陷阱”,如果东西当时在市场上卖得不错,你延期发货可能什么事都没有。但如果行情不行,也有可能你快要准备安排出货了,客人突然通知你“这批货不要了,因为你延期我没有办法搞促销。”万一遇到这种情况你是有理说不清的,因为解释权在对方手里,你很被动。所以需要把这种可能扼杀在源头。你完全可以以第一种理解做回复:首先感谢谅解,再请求对方确认并通过一下新的ETD。只有这样做,才能完全避坑。

细节二.字体

这可能对很多人来说太多余了,认为这完全不重要。我说过,细节是锦上添花的东西,你没有不见得就搞砸事情,但有了肯定加分。就像邮件的字体,它不会影响文本的理解,但绝对影响阅读的体验。如果能采用让客户舒适的字体,也能让你的邮件搏得几分好感。我对商务邮件字体的意见是:不要使用奇怪的或者特殊的字体,尽量用常规字体。英文邮件千万不要使用“宋体”。大小基本选11号或12号就可以了。


细节三.标点符号

标点符号其实还蛮重要,有时候跟语气、句意都有关系。比如不要使用太多感叹号,句子写完一定要加句号,英文标点符号后面必须空一格再继续。


细节四.邮件的语气

提到语气,可能有的人就下意识觉得要怎么委婉怎么来,事实上也未必。这其实是根据你自己的职位、对方的职位,或者你们之间的熟悉程度来斟酌敲定的。但有一些表达方式,不管是什么关系,都不建议使用,很容易冒犯到别人。比如“Regarding this point, my understanding is...”这种说法就有全盘否定对方的意思,非常不礼貌,如果改成“In my opinion, ..., is it correct?”就更为妥当些。

细节五.签名

邮件里插入签名其实还挺重要的,因为邮件这种交流方式的及时性并不那么强。如果客户有紧急的事情找你,却没有你其他的联系方式,那你很可能就失去一个潜在的机会。不要觉得这不可能,因为我真实遇到过。签名一般是由你的名字、职位、电话号码、公司全称、地址等要素构成,大家做的时候尽量全面一些。 



 
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