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邮件归档标准保存和收藏步骤

发布时间:2013-01-04 11:41:28

  随着公司逐步成为公众公司,在运营管理、内部控制和法规遵从方面的要求也越来越高。按照SOX的要求,所有可能最终涉及财务报告的内部资料均需存档以备核查,因此,公司的邮件消息需要有完整、可靠的存档,并在需要时可迅速查询。 SOX和SEC都详细制定了关于邮件保存的规定,所有记录包括电子邮件以及其他电子记录,必须保留5年或7年以上,同时要求在规定时间内完成高速检索。利用邮件作为法庭证据的趋势日益增强,意味着企业必须很好地管理和保留电子邮件数据,否则对于电子数据的查询需求很可能使企业的业务处于风险中。无法提供所需的电子邮件记录(或由竞争对手来提供这些记录)会带来严重处罚。即使不被法规限定要求的公司,也应该持续保留电子邮件记录,可协助用于证明无罪或证明涉案,甚至是商业合同纠纷这样的一般诉讼也可由此取证。因此,必须尽快确定邮件存档和调阅的技术方案和管理制度。

法律发现的要求最早出现在联邦法律(Federal Rules)的民事诉讼程序(Civil Procedure)过程中,联邦内所有的民事诉讼均以该程序为指导准则。

整个发现过程十分复杂,并且相当昂贵,根据Gartner的说法,平均一场诉讼案需要花费175万美元在这项工作上。法律发现包括了几个阶段,同时可能需要多种不同的技术,其中包括内容存储,发现工具,法律检查软件和服务。

为了全面实现这一切,许多企业现在依赖于电子发现指导模块(Electronic Discovery Reference Model)。该模块是一个概念性的框架,用于指导IT部门在整个诉讼过程中达到联邦的各项法律法规的要求,按照法律的规定使用ESI。EDRM也被厂商广泛采用。

销售内容存储、发现和法律检查工具的厂商现在都在考虑EDRM XML计划,以推动数据从一套产品进入到另一套产品。包括赛门铁克公司和Autonomy在内的30家机构都已经签署协议,支持该计划的开发。在发现过程中有九个主要的步骤。电子邮件归档产品应该包含在EDRM中列出的很多功能,也可以将内容导出到其他工具,这些工具通常是针对其他步骤的工作专门设计的。

EDRM的第一个步骤就是信息管理。这更多的是一个目标而不是一个步骤:拥有成熟的数据管理架构就能够达到发现的要求,将可能引起的混乱降低到最小的程度。在一个开发良好的系统中,非结构化信息按时进行索引,这样IT就能够快速的找到并确认相关数据。信息应当被存储在管理良好的库中,例如存放在归档或者内容管理系统之中,这样才能够轻松找回。

接下来的一个步骤是鉴别。当提交了一个发现请求之后,组织必须确定需要什么样的信息,这些信息存储在哪里,谁是这些信息的管理人,确认哪些人可能会有相关的信息,也就是说,在他们的硬盘上、文件服务器或者存储系统上。

搜索和索引技术对于鉴别来说是必须的。一个好的电子邮件归档应该对元数据和企业邮箱内容进行索引,并且对附件进行索引。索引让发现搜索变得更快、也更有效率,并且能够反馈更为相关的信息。绝大部分归档都对存放在其中的内容进行索引,并为用户和管理员提供搜索功能。这在鉴别环节也非常有价值,Autonomy公司、Kazeon公司、StoredIQ公司和Recommind公司的产品都提供了这样的功能。

合理的发现流程:

信息管理 => 鉴别 => 保存/收集 => 处理/检查/分析 => 生产 => 呈现

电子发现指导模型告诉企业应该采取那些步骤以达到法律要求的电子发现标准保存和收藏是接下来的步骤。一旦你确认了你想要的数据,IT必须将这些数据保存起来,并确保这些数据没有被改变或删除。例如,打开一个文档可能会改变一些重要的元数据,例如访问数据,这就可能影响这些数据的有效性——按照法律术语的说法就是“掠夺”。

而且,如果企业有自己的保持和处理策略,可能有关的数据都必须按照法律保持的要求进行存放,对于诉讼有可能涉及到的电子邮件和文件,必须推迟它们被删除的时间。电子邮件归档也可以作为保存系统。它为可能会牵涉到诉讼的信息提供了一个通用库,将员工个人从保存信息的负担下解放出来——这是个非常不错的主意。

Symantec Enterprise Vault的Discovery Accelerator插件模块让调查者可以对归档电子邮件进行法律保持。很多归档产品还会对电子邮件进行加密并为每封电子邮件生成一个哈希值,这种方法能够防止信息被修改。

处理或选择阶段的目标是减少最初的数据规模。第一轮搜索很可能会搜索出大量无关的电子邮件、文件或文档,包括重复的内容和与诉讼无关的内容。电子邮件归档通常会提供在存储前删除重复信息和附件的功能,这一功能事实上是早期处理的一种方式。

检查、分析、生产和呈现阶段更多地针对着法庭辩护。Attenex公司、LexisNexis公司、Clearwell公司和Xerox Litigation Services公司等供应商提供了大量的专业产品和服务,这些产品和服务为诉讼相关的内容提供了一个工作流和管理系统。

因为电子邮件是律师们的主要目标,建立一个电子邮件归档系统对于企业来说是很明智的选择,这个系统能够帮助他们更好地面对遵从法律法规的问题。如同EDRM图表所示,电子邮件归档在发现过程中的几个阶段里都扮演了极其重要的角色。归档可以减少你发现的时间,将这一时间从几天或者几个小时缩短到几分钟。用户可以在电子邮件归档产品或服务中寻找诸如法律保持、索引和搜索的功能。


 

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Tags: 邮件归档

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